Em última instância, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio - mesmo quando eles estão sob responsabilidade da administradora. Por isso, é bom ficar sempre atento, pois erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos.

Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, fornecemos uma lista com os itens necessários, para para você não se esquecer de nada importante.

Acesso dos Condôminos

- Mesmo que a conferência seja função do Conselho Consultivo, qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.
- O acesso também inclui os documentos referentes a despesas ainda não aprovadas em Assembléia.
- A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e em Assembléia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
- Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.
- Não convém permitir que o condômino leve os papéis para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade pela guarda é do síndico.

Básica

• Convenção do Condomínio
• Regulamento Interno
• Livro de Atas
• Livro de presença dos condôminos em Assembléia
• Cadastro do Condôminos
• Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica

Contábil

• Os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.
• Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site: www.mpas.gov.br

- Mantenha:

• Cartão do C.N.P.J. (CGC)
• Apuração das contas da Administração anterior
• Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos
• Pastas com as contas a pagar
• Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura.
• Contrato de seguro
• Contrato para manutenção de elevadores , bombas d'água e piscina
• Contrato de prestação de serviços da administradora

Trabalhista

- A documentação de funcionários deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos
- Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às Guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das Guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.
- Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, "embolsando" a diferença_ e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que acabam vindo à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND) fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.
- Mantenha os documentos abaixo:

• Livro ou cartão de ponto
• Horário de trabalho
• Carimbo do C.N.P.J (CGC)
• Matrícula no INSS
• Livro de Registro de Empregados
• Livro de Inspeção do Trabalho
• Contratos de Experiência
• Folha de Pagamento
• Pasta com todas as rescisões de contrato de trabalho
• Cadastro do empregador para o Vale Transporte
• Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte
• Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família
• Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
• Guias - contribuição sindical ; INSS ; FGTS ; PIS ; IR
• Certidões negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador
• RAIS (Relação Anual de Informação Social)
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte)
• Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte

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